Lean en Scrum • De combinatie voor efficiënt werken aan digitale projecten
Lean is net als Agile en Scrum de sleutel tot wendbaar en efficiënt werken. Waar Scrum helpt om werk te organiseren, biedt Lean een bredere filosofie die verspilling minimaliseert en waarde maximaliseert.
Hoe versterken deze 2 elkaar? En hoe pas je Lean toe binnen Agile werken en Scrum? We zoomen in!
Dit blogartikel is een direct vervolg op: Project-management in de digitale wereld van app- en webdesign. Het kan slim zijn om deze eerst te lezen, maar waar nodig verwijzen we sowieso met handige linkjes naar specifieke informatie in dat artikel.
Inhoud
Inleiding
Wat zijn Agile, Scrum en Lean?
Agile, Scrum en Lean zijn methodes die helpen om efficiënter en flexibeler te werken. Samen zorgen deze methodes voor een slimme en effectieve manier van werken. Laten we starten met onze definities.
Onze definities
Agile
Agile is een flexibele werkwijze waarbij grote projecten in behapbare blokken worden opgedeeld. Dit zorgt voor een werkbare structuur en maakt het makkelijker om in te spelen op veranderende eisen en wensen binnen het project.
Met andere woorden
Met Agile verdeel je grote projecten in kleine behapbare stukken, wat volop ruimte biedt voor continue verbetering en bijsturing. Je gaat hierbij dan ook niet vol gas en met oogkleppen op recht op je doel af, maar je werkt stap voor stap naar het einddoel.
Bij iedere stap wordt er geëvalueerd. Dit lijkt omslachtig, maar hierdoor ben je wel in staat om sneller en eenvoudiger in te spelen op allerlei leerscholen en veranderingen. Lees meer.
Scrum
Scrum is een framework binnen Agile waarin teams werken in korte sprints van meestal 2-4 weken, met een duidelijke rolverdeling en een sterke focus op continue verbetering en samenwerking.
Met andere woorden
Met Scrum werk je efficiënter door meer structuur en vooral door een betere samenwerking. Ieder teamlid heeft een duidelijke rol. Het is een specifieke Agile-aanpak, wat betekent dat het binnen een Agile-werkwijze past, maar dat het in sommige gevallen ook op zichzelf kan worden toegepast. Lees meer.
Lean
Lean is een management-filosofie gericht op het elimineren van verspilling, het optimaliseren van processen en het maximaliseren van klantwaarde en dat met zo min mogelijk middelen.
Met andere woorden
Met Lean richt je je op het verbeteren van processen. Het doel hierbij is maximale klantwaarde leveren met minimale middelen. We leggen het verder uit.
Verbetering klantenservice telecombedrijf
Oude situatie
Een telecombedrijf kampte met lange wachttijden. Klanten belden met eenvoudige vragen, waardoor medewerkers overbelast raakten en complexe problemen bleven liggen.
Op zoek naar verbeterpunten
Met een waardestroom-analyse* werd in kaart gebracht waar de meeste vertraging zat. Uit data bleek onder andere dat veel vragen over facturen gingen.
Ook werd ontdekt dat 40% van de vragen onder de noemer ‘eenvoudige te beantwoorden vragen’ viel en herhaaldelijk werden gesteld. Een chatbot en een lijst met andwoorden op FAQ’s werden ingezet. Daarnaast kregen de medewerkers training in efficiënt werken.
Nieuwe situatie
Wachttijden daalden met een kleine 60%, klanttevredenheid steeg en medewerkers kregen aanzienlijk meer tijd voor echte problemen.
Waarom dit zonder Lean (waarschijnlijk) nooit was gelukt?
Zonder Lean was waarschijnlijk de bottleneck nooit of niet zo snel ontdekt en de service traag gebleven.
* Een waardestroom-analyse (Value Stream Mapping) is een tool binnen Lean om alle stappen in een proces visueel in kaart te brengen en een manier van Lean toepassen. Beide draaien om het elimineren van verspilling en procesoptimalisatie. De waardestroomanalyse helpt vooral om dit inzichtelijk te maken en zo inzicht te krijgen in knelpunten en verbeterkansen.
Hoe Lean-principes Scrum versterken
Lean en Scrum hebben veel overlap, maar zijn zeker niet hetzelfde. Ze delen veel principes en vullen elkaar vooral goed aan. Lean maakt Scrum zelfs effectiever, maar hoe verhouden Lean en Scrum zich tot elkaar?
Zie Lean als een filosofie en Scrum als het framework.
De oorsprong van Lean vind je in de Japanse productie-wereld (Toyota). Het richt zich op het continu verbeteren van processen door het elimineren van verspilling (Muda) én op klantwaarde.
- Scrum biedt een specifieke manier om werk te organiseren. Het is een Agile-framework dat stapsgewijs werken faciliteert. Dit gaat via korte sprints (stappen/fases) en wordt gedaan door multidisciplinaire teams.
- Lean is breder en meer een filosofie of een mindset dan een manier van werken. Het levert in de regel veel en diepgaande inzichten op.
- Lean biedt Scrum een gestructureerde aanpak om de manier van werken (nog) effectiever te maken. Vaak zitten Lean-principes al ingebakken in Scrum.
Efficiëntere zorg in ziekenhuis
Oude situatie
De spoedeisende hulp van een stedelijk ziekenhuis had extreem lange doorlooptijden. Patiënten wachtten uren, personeel werkte onder hoge druk en de zorgkwaliteit werd er niet beter op.
Op zoek naar verbeterpunten
Waarom moesten patiënten onnodig lang op onderzoeken wachtten? Hoe kon het anders?
Door de inzet van Lean en Kaizen-sessies gingen artsen en verpleegkundigen aan de slag om verspillingen in het proces te identificeren. Ze ontdekten dat de triage nogal wat tijd kostte. De triage is een soort intake en het proces van beoordelen wat iemand mankeert, wat de 1e vervolgstappen zijn, et cetera.
Met Lean werd de triage verbeterd. Onnodige stappen werden hierin geschrapt.
Nieuwe situatie
Patiënten en hun problemen worden sneller in kaart gebracht en direct naar de juiste specialist doorverwezen. Door het standaardiseren van dit proces en directe lab-aanvragen is de doorstroom op de spoedeisende hulp met ruim 30% versneld.
De wachttijden zijn zelfs met 40% gedaald, patiënten krijgen sneller hulp en personeel ervaart minder stress.
Waarom dit zonder Lean (waarschijnlijk) nooit was gelukt?
Zonder Lean had men waarschijnlijk geprobeerd ‘harder’ te werken in plaats van slimmer.
Hoe maakt Lean Scrum effectiever?
- Verminderen van verspilling (Muda) – Met Lean richten teams zich op waardevolle taken en het vermijden van onnodig werk. Dit heeft als resultaat:
- Alleen activiteiten met echte impact blijven over.
- Processen worden gestroomlijnd.
- Wachttijden worden verminderd.
- Snelle feedbackloops – Sprints en reviews zorgen voor een vloeiende doorstroming van werk en dat teams voortdurend leren en bijsturen.
- Continue proces-optimalisatie – Retrospectives en het principe van Kaizen stimuleren teams om werkwijzen steeds efficiënter te maken.
Wat zijn Retrospectives?
Retrospectives zijn bijeenkomsten aan het einde van een Scrum-sprint (stap van 1 tot 4 weken.) Tijdens deze bijeenkomst bespreekt het team de voortgang van de vorige sprint, deze evalueert en bevindingen waar nodig omzet in verbeter-punten voor de volgende sprint.
Je reflecteert op:
- wat goed ging;
- wat beter kan;
- hoe het werkproces kan verbeteren.
Snellere doorloop bij software-bedrijf
Oude situatie
Een software-bedrijf liep structureel achter op deadlines. Projecten sleepten zich voort door trage besluitvorming en omslachtige workflows.
Op zoek naar verbeterpunten
Met Lean werd ontdekt dat vooral bureaucratie de projecten alsmaar vertraagden. Het leidde ook tot kortere sprints en directe communicatie.
Nieuwe situatie
Ruim 70% van de deadlines wordt nu gehaald en de klanttevredenheid is stijgende. Zonder Lean had bureaucratie de projecten blijven vertragen. Lean bracht kortere sprints en directe communicatie. Wachten op goedkeuringen is beperkt en teams krijgen meer eigenaarschap.
Het bedrijf introduceerde ook een Kanban-board, waarmee het team real-time inzicht heeft in werkvoortgang. Wachten op goedkeuringen zijn aangepakt met een ‘fast-track lane’ voor kleinere wijzigingen. Dit vermindert de doorlooptijd met een kleine 50%.
Waarom dit zonder Lean (waarschijnlijk) nooit was gelukt?
Zonder Lean was waarschijnlijk bureaucratie de projecten blijven vertragen.
Lean, Agile en Scrum in de praktijk
Veel organisaties combineren zowel Lean, Agile als Scrum om processen te optimaliseren en de organisatie als geheel efficiënter te maken.
Zo wordt Kanban – een methode uit Lean – vaak gebruikt binnen Scrum-teams om de workflow visueel te maken en bottlenecks sneller te signaleren. Dit verbetert de workflow.
Minder verspilling productie-lijn
Oude situatie
Een meubelfabrikant merkte dat er veel hout en stof overbleef, maar wist niet precies waar het misging.
Op zoek naar verbeterpunten
Met Lean en een Gemba-walk*, observeerden managers en medewerkers eerst samen de werkvloer. Het volledige productie-proces werd in kaart gebracht en geanalyseerd.
Dit onthulde dat medewerkers vaak restmateriaal weggooiden omdat het hergebruik onduidelijk was. Een waardestroom-analyse toonde dat de snijpatronen onnodig veel afval opleverden. Het bedrijf wist natuurlijk al dat er verspilling was, maar Lean hielp om de exacte oorzaken en de beste oplossingen te vinden.
Met Kaizen-sessies ging men verder op zoek naar de verbeterpunten. Zo werd niet alleen duidelijk welke snijpatronen de meeste reststukken opleverden, maar ook dat de werkstations onoverzichtelijk waren en dat grondstoffen sneller werden ingekocht dan nodig. Dit verhoogde samen de kosten en verminderde de duurzaamheid.
Nieuwe situatie
Het bedrijf voerde aan de hand van de 5S-methode (Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Systematisch verbeteren) verbeteringen door. Door betere snijpatronen, efficiëntere werkplekken en just-in-time bevoorrading is de verspilling drastisch verminderd. En wat nog aan materiaal overblijft, wordt waar mogelijk alsnog gebruikt.
Door alleen al de aanpassingen in de snijpatronen en het hergebruik van overgebleven stukken, wordt zo’n 30% bespaard. Maar naast minder materiaal-verlies, zijn de kosten over het algemeen ook omlaag gegaan en is de duurzaamheid verbeterd. Het invoeren van just-in-time productie speelt hierbij een grote rol.
Waarom dit zonder Lean (waarschijnlijk) nooit was gelukt?
Zonder Lean had men wel geweten dat er verspilling was, maar waarschijnlijk niet exact waar en hoe dit structureel kon worden opgelost. Grote kans dat men de druk op de medewerkers verder had opgevoerd, was blijven investeren in te veel materialen in plaats van het proces te optimaliseren.
* Een Gemba-walk is een Lean-principe waarbij managers of teamleiders de werkvloer opgaan om processen in de praktijk te observeren en verbeter-kansen te ontdekken. Het doel is om problemen direct bij de bron te zien en samen met de medewerkers efficiëntere werkwijzen te ontwikkelen.
Agile, Scrum Lean- en Kanban-jargon
Als je nieuw bent in Agile, Scrum, Lean en Kanban, kan de vaktaal in gesprekken en vergaderingen soms wat overweldigend zijn. De onderstaande lijsten bevatten volgens ons de belangrijkste termen, maar er is meer.
We hopen dat je hiermee beter kunt volgen wat er wordt besproken en niet de draad (te snel) kwijtraakt.
Agile-jargon
- Backlog – Een geprioriteerde lijst met alles wat nog ontwikkeld, ontworpen of onderzocht moet worden.
- Burndown Chart – Een grafiek die laat zien hoeveel werk er nog over is in een sprint.
- Definition of Done (DoD) – De checklist waaraan werk moet voldoen om echt klaar te zijn.
- Epic – Een groot thema of project dat je opsplitst in kleinere user stories.
- Increment – Het werkende resultaat dat na elke iteratie wordt opgeleverd.
- Iteratie – Een korte ontwikkelcyclus waarin je een deelproduct maakt, test en verbetert.
- Refinement – Het proces waarbij je samen de backlog-items bespreekt, aanscherpt en opknipt.
- Timeboxing – Het vastzetten van een maximale tijd voor een taak om focus en snelheid te behouden.
- User Story – Een korte beschrijving van wat een gebruiker nodig heeft en waarom, altijd vanuit gebruikersperspectief.
- Velocity – De hoeveelheid werk die een team gemiddeld per sprint oplevert, gebruikt om realistischer te plannen.
Scrum-jargon
- Daily Stand-up – Een kort dagoverleg waarin je bespreekt wat je hebt gedaan, wat je gaat doen en wat je tegenhoudt.
- Impediment – Elke belemmering die het team vertraagt en door de Scrum Master moet worden opgelost.
- Product Owner – De persoon die prioriteiten bepaalt en de stem van de klant vertegenwoordigt.
- Scrum Master – De proces-begeleider die het team helpt om volgens Scrum te werken en blokkades wegneemt.
- Scrum Board – Een visueel bord (fysiek of digitaal) waarop taken door de kolommen ’To Do – Doing – Done’ bewegen.
- Self-organising Team – Een team dat zelf bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd, zonder micro-management.
- Sprint – Een vaste periode (meestal 2 weken, maar kan ook meer zijn) waarin het team werkt aan een duidelijk doel.
- Sprint Planning – De meeting waarin het team bepaalt wat er in de komende sprint wordt opgepakt.
- Sprint Retrospective – Het reflectie-moment waarin het team bespreekt hoe de samenwerking en het proces beter kunnen.
- Sprint Review – De presentatie aan stakeholders waarin je het werkende resultaat van de sprint laat zien.
LEAN-jargon
- Cycle Time – De tijd die een taak echt kost vanaf starten tot afronden.
- Flow Efficiency – De verhouding tussen effectieve werktijd en totale doorlooptijd. Dit is ideaal om wachttijden bij feedbackrondes te spotten.
- PDCA (Plan-Do-Check-Act) – Een cyclische verbeterstructuur voor continue optimalisatie van creatieve processen.
- Root Cause Analysis – Een methode om de echte oorzaak van een probleem te vinden, in plaats van alleen de symptomen te fixen.
- Standard Work – Vaste werkwijzen voor terugkerende taken, zodat teams sneller en consistenter werken.
- Touch Time – De tijd waarin werkelijk aan een taak wordt gewerkt, zonder wachten of pauzes.
- Value Delivery – Het moment waarop werk echte waarde oplevert voor de klant of gebruiker. Dus niet wanneer het alleen intern af is.
- Waste of Handoffs – Verspilling door te veel overdrachtsmomenten tussen ontwerpers, developers of marketeers.
- Work in Progress (WIP) Limit – Een maximum aantal lopende taken zodat niemand verdrinkt in werk en focus behouden blijft.
- Visual Management – Alles wat werk zichtbaar maakt; van borden tot Figma-flows. Hiermee weet iedereen waar het project staat.
KANBAN-jargon
Kanban is een visueel systeem om workflow en taak-voortgang inzichtelijk te maken. Wat ons betreft is dit lastiger toe te passen binnen creatieve teams.
- 5S – Methode om de werkplek georganiseerd en efficiënt te houden: Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren, Systematisch verbeteren.
- Andon – Een visueel signaal (zoals een lamp of scherm) dat aangeeft wanneer er een probleem is in het proces.
- Bottleneck – De stap in het proces die de totale snelheid bepaalt, waardoor wachttijden en vertragingen ontstaan.
- Continuous Flow – Een soepele stroom van werk zonder onderbreking, wachttijden of opstoppingen.
- Cycle Time – De tijd die nodig is om 1 eenheid van een product of dienst te voltooien.
- Genchi Genbutsu – Betekent letterlijk ‘Ga naar de bron’ en heeft te maken met zelf naar de werkvloer gaan om problemen en processen direct te observeren.
- Gemba Kaizen – Continu verbeteren op de werkvloer zelf. Dit door kleine aanpassingen direct in de praktijk te brengen.
- Hoshin Kanri – Een methode voor strategische planning en het vertalen van lange-termijn-doelen naar dagelijkse verbeteringen.
- Jidoka – Automatisch kwaliteitsbewaking, waarbij processen stilgelegd worden bij problemen.
- Kaizen – Continu verbeteren door kleine, stapsgewijze haalbare aanpassingen in processen en werkmethoden, met input van het hele team.
- Muda – Verspilling in processen die geen waarde toevoegen, zoals wachttijden of overproductie.
- Poka Yoke – Een fout-preventie-methode om menselijke fouten te minimaliseren.
- Pull-systeem – Een proces waarin werk pas wordt gestart wanneer er vraag is, zodat overproductie wordt voorkomen.
- SMED (Single-Minute Exchange of Dies) – Een methode om omstel-tijden van machines of processen drastisch te verkorten.
- Supermarkt-principe – Een systeem waarbij alleen voorraad wordt aangevuld op basis van werkelijke vraag.
- Value Stream Mapping – Een visuele kaart van alle stappen in een proces om verspilling te zien en flow te verbeteren..
- Taktijd – De maximale tijd per productie-eenheid om de klantvraag bij te houden.
- Yokoten – Het delen en toepassen van succesvolle verbeteringen binnen een organisatie.
Supermarkt kreeg effectievere logistiek
Oude situatie
Een supermarkt-keten had lege schappen én nogal wat voedsel-verspilling. Te late of te vroege leveringen zorgden voor chaos en minder winst.
Op zoek naar verbeterpunten
Met de inzet van Lean werd specifiek gekeken naar de bevoorrading en het voorraadbeheer.
Nieuwe situatie
Winkels krijgen nu precies op tijd de juiste hoeveelheden geleverd. De voedselverspilling is flink afgenomen, schappen blijven gevuld en operationele kosten daalden met circa 25%.
Door Heijunka (productie-evenwicht)* toe te passen, weet men de bevoorrading af te stemmen op de werkelijke klantvraag in plaats van op voorspellingen. Een dagelijkse ‘stand-up’ of ‘daily’ met leveranciers en filialen zorgt voor snellere aanpassingen bij veranderende vraag.
Waarom dit zonder Lean (waarschijnlijk) nooit was gelukt?
Zonder Lean had men waarschijnlijk het probleem enkel met grotere voorraden proberen op te lossen, wat de verspilling juist zou vergroten.
* Heijunka is een Lean-techniek om de productie gelijkmatig te spreiden en pieken en dalen in de vraag op te vangen. Dit zorgt voor een stabieler proces, minder overbelasting en efficiënter gebruik van middelen.
Conclusie
Lean maakt Scrum nog effectiever
Door Lean-principes toe te passen op Scrum, kunnen teams flexibeler inspelen op veranderingen en efficiënter werken. Maar Lean en Scrum vullen ook elkaar perfect aan.
Lean helpt om Scrum effectiever te maken, terwijl Scrum Lean concreet toepasbaar maakt in software-ontwikkeling en andere (digitale) teams.
Scrum biedt structuur en snelheid, terwijl Lean zorgt voor een bredere blik op proces-optimalisatie en continue verbetering. Door beide te combineren, ontstaat een werkwijze die niet alleen effectief is, maar ook duurzaam bijdraagt aan betere resultaten.
Toekomstplannen
Wie ons blog al volgt, weet het: we delen bijna wekelijks informatie en tips om van het merk, de website en/of de app een succes te maken. Met veel van deze blogartikelen kun je zelf hands-on aan de slag.
Wil je deze en andere blogartikelen niet missen? Dan is het geen slecht idee om je onderaan even aan te melden voor de gratis e‑mailalert. Tenminste, als je dat nóg niet gedaan hebt. Je ontvangt dan van ons een melding wanneer erer een nieuw artikel online staat.
Zo mis je niets en zien we jou hier binnenkort weer terug. Tot gauw!
Over de auteur
Nancy Moorman
Nancy Moorman noemt zichzelf het liefst ‘gewoon’ contentmaker of merkenbouwer, maar dit dekt niet de lading van wat ze onze klanten biedt. Ze zit al jaren in het vak en is door haar karakter zeer breed onderlegd en altijd even toegewijd. Nancy begon ooit als werktekenaar, maar schoolde al snel bij tot copywriter.
Daarna deed de Mac zijn intrede in de grafische wereld en Nancy verkende als een van de eersten de mogelijkheden. Dat doet ze eigenlijk met alles. Voor onze klanten kijkt ze ook altijd naar de beste oplossingen en is daarbij dus niet wars van innovaties. Geen detail verliest ze uit het oog en… wat beter kan, kan beter!
Mis nooit meer een artikel met onze gratis e‑mailalert
Wil jij meer weten over dit soort onderwerpen en op de hoogte blijven van het laatste nieuws, de trends, tips en andere interessante informatie op het gebied van zakelijk bloggen, content-marketing, conversie-optimalisatie, branding, SEO en alles daaromheen? Meld je dan direct even aan voor onze gratis e‑mailalert.
Ook wij gaan vertrouwelijk om met persoonsgegevens.
